100 tipp és trükk a hatékony outsourcinghoz

Úgy gondolja, csak mert kicsi a cége nem alkalmazhatja az outsourcingot? Pedig meg van a módja, hogy cége adminisztratív, IT és egyéb tevékenységeit a nagyobb hatékonyság érdekében kiszervezze. Némi tervezéssel és bizonyos irányelvek betartásával hozzájuthat ön is az outsourcing nyújtotta előnyökhöz. A következőkben számos gyakorlati tanáccsal ismerkedhet meg, eszközöket, megoldásokat és online szolgáltatókat talál cége működési folyamatainak tökéletesítésére.

Első lépések

1. Először, határozza meg az alaptevékenységeket: Sose szervezze ki a cég alaptevékenységeit, hanem helyette az ezeken kívül eső tevékenységeket, melyek nem stratégiai jelentőségűek.

2. Úgy tekintsen az outsourcing szolgáltatóra, mint egy felvétel előtt álló alkalmazottra: Tegyen fel kérdéseket, kérjen referenciákat illetve kérdezze is meg közvetlenül a szolgáltató munkáját korábban igénybevevő cégek véleményét.

3. Világosan definiálja elvárásait, a tevékenységeket és határidőket illetően: Legyen nagyon határozott ezek ismertetésekor, hogy a szolgáltatók tisztában legyen az elvárt határidőkkel és az elvégezendő feladatokkal.

4. Soha se válasszon szolgáltatót pusztán az ár alapján: Zárja ki a legalacsonyabb és legmagasabb árat kínáló ajánlatot, az ideális szolgáltatás egyensúlyt tart a minőség és ár között.

5. Kérjen be portfóliókat, ismertetőket: Érdemes a szolgáltatóktól rövid demonstrációt vagy vázlatos bemutatót kérni a felajánlott szolgálgatásról.

6. Tapasztalat az adott szakterületekkel: Célszerű olyan szolgáltatót keresni, melynek már konkrét tapasztalata van azzal a területtel, amin az ön cégét majd támogatnia kell. Ez olyan esetekben különösen fontos, amikor komplex technikai jellegű tevékenységeket, mint a szoftverfejlesztés, szervez ki.

7. A kifizetést kösse jól definiált projekt mérföldkövek teljesítéséhez: Fektessen le egy munkatervet a kiszervezett terület átvételével kapcsolatban jól definiált mérföldkövekkel.

8. Határozza meg a felelősségeket előre: Tisztázza a két fél közül ki miért felelős a munka folyamatát és végtermékét illetően. Győződjön meg róla, hogy a szolgálgató számára egyértelmű, hogy az ön cégének, milyen célból van szüksége az általa biztosított szolgáltatásra.

9. Ne feledkezzen meg a folyamatos támogatás biztosításáról a projekt kivitelezése után: Külön záradékban előre fektesse le, a folyamatos támogatás feltételeit.

10. Mindent írásban: Mindenféle kitűzött célról, kifizetési határidőről vagy esetleges változásról legyen írásos feljegyzés.

11. Kezdje egy kis lépéssel: Egy olyan tevékenység kiszervezésével kezdje, ami relatíve kicsi és egyszerű, hogy így biztonságosan és kényelmesen lemérhesse a szolgáltató munkastílusát és képességeit.

12. Lassan haladjon, csak fokozatokban kötelezze el magát: Ne írjon rögtön alá egy ötéves szerződést mielőtt letesztelte volna egyáltalán a szolgáltatás és a munkakapcsolat minőségét. Lassan megfontoltan haladjon, apránként kötelezze el magát.

13. Vegyen igénybe szakértői véleményt: Látogasson meg weboldalakat melyek outsourcing szolgáltatókat mutatnak be.

A tevékenységek, amelyeket érdemes lehet kiszervezni

14. Kapcsolatszervezés (PR): A legtöbb kis cég nem engedhet magának teljes munkaidejű PR szakembert.

15. Virtuális asszisztensek: A virtuális asszisztensek olyan független vállalkozók, aki igény szerint adminisztratív, kreatív vagy technikai támogatást nyújtanak, olyan feladatok ellátására, mint a beütemezés és kartotékozás.

16. Outsourcing brókerek: Ezek a brókerek, hálózat jelleggel működve segíthetnek a munkaerő felvétellel, interjúvoltatással, vagy egyéb szolgáltatásokkal, melyekre cégének szüksége van.

17. E-commerce megoldások: Béreljen fel egy szolgáltatót, hogy az üzleti honlapját pénzbevételi forrássá tegye.

18. E-mail marketing: A szolgáltatója több ezer mérföldre és hét időzónával arrébb is lehet, mégis úgy tud marketing tevékenységet nyújtani cégének, mint ha szomszéd szobában ülne.

19. Szakírók: Leírásokat bárhonnan lehet készíteni.

20. IT tanácsadás: Egy tanácsadó olcsóbb lehet, mint valakit teljes munkaidőre felbérelni.

Mit szabad és mit nem az outsourcingban

21. Legyen körültekintő, amikor eldönti mit fog kiszervezni: Önálló tevékenységi körök könnyebben szervezhetők ki, mint a több területen és csoportokon átnyúlóak nem.

22. Mérlegelje a kivitelezési költségeket: Ne essen abba a hibába, hogy a tréningre és átállásra az össze pénztartaléka rámegy.

23. Készüljön fel a nehézségekre: Még ha egy óceán is választja el őket, az emberek összekülönbözhetnek és e konfliktusok elsimítása időt és fáradtságot vesz igénybe.

24. Ne vakon kezdjen bele: Kérjen útmutatást a szolgáltató kiválasztásánál majd tartson szakértőt a teljesítmény folyamatos ellenőrzésére.

25. Fontolja meg egy saját alkalmazott összekötőként való beállítását: Javasolt egy saját cégen belüli vezetőt megbízni az outsourcinggal kapcsolatban végzet munkálatok szemmel tartásával.

26. Figyeljen oda a rejtett költségekre: Kalkuláljon be mindent a felmondásokkal járó kiadásoktól a külföldről alkalmazott személyzet munkája során keletkezett telefon/telekommunikációs költségekig.

27. Ismerje az outsourcing három alapelvét: Elhatározás: Tényleg jó döntés az ön cége esetében az outsourcing? Tervezés: Számolt vajon minden lehetséges költséggel? Kultúra: Készen áll az esetleges kulturális különbségek elfogadására és kezelésére ön és a szolgáltató között?

Hol keressük az outsourcing szolgálgatót?

28. Elance Inc.: Számtalan szakíró és tervező található ezen a weboldalon.

29. FreelancerNow.com: Nagyon gyors jelentkezőkre számíthatunk ezen az oldalon.

30. Guru.com: Hirdessen meg komplett projekteket és hagyja, hogy profik licitáljanak az elvégzésére.

31. SHARPSourcing.com: HR outsourcing szolgáltató, amely web fejlesztést és tervezést kínál a cégeknek világszerte.

32. RentACoder: Itt szó szerint bérbe vehet egy web programozót.

33. my pajamanation: Egy indiai web-blogger által üzemeltetett site, számos tippel szolgálhat outsourcinggal kapcsolatban, események, összejövetelek, hírek az egész világról megtalálhatóak rajta.

34. ScriptLance: Feltehet egy egész projektet erre az oldalra, melyen jól szervezett módon folyik a licitálás a jelentkező kivitelezők között.

35. Integra Global Solutions: Ha üzletének terjeszkedése a cél keresse fel ezt az oldalt.

36. GetAFreelancer.com: Ez az oldal segíthet abban, hogy szabadúszó programozókat, web dizájnereket és adatrögzítőket találjon bárhol a világon.

37. Kasamba: Számos terület szakértői közül válogathat itt.

38. GoforFreelance.com: Ezen az oldalon tetszés szerint mind a szabadúszó mind alkalmazotti munkaerő megtalálható.

39. osLance.com: Itt nyitott forrású projekteket helyezhet el.

40. Sunday LLC: Ez a cég úgy hirdeti magát, hogy „a Sunday elfoglalt üzletembereket lát el non stop a következő munkaerővel: személyi asszisztens, utazási ügynök, projekt asszisztens, és technikai támogató, mindezt telefonon és interneten keresztül is.”

41. oDesk Corp.: Szervezzen ki és irányítson programozói és webdizájner munkaköröket ennek az oldalnak a segítségével.

42.Get Friday: Egy virtuális asszisztenciára szakosodott oldal, ahol fizikai jelenlétet is igénylő munkakörökre kaphat jelentkezőket.

43. DoMyStuff.com: Ezen az oldalon elég csak feltenni egy feladatot kiválasztani egy jelentkezőt és az azt máris elvégzi.

44. Amazon Mechanical Turk: Ez az Amazon.com alapú oldal mesterséges intelligenciát kínál.

45. craigslist inc.: Hirdessen meg egy munkát akár rendezvényszervezési területen és bárhová talál itt alkalmas jelentkezőt.

46. Workaholics4Hire.com: Itt éjjel-nappal megtalálhatóak olyan emberek, akik egy csapat munkamániásként erős kényszerrel a túlzott kávéfogyasztásra és képtelen határidők betartására várnak rá, hogy alkalmazza őket.

47. BrickworkINDIA: Alkalmazzon egy külsős asszisztenst Indiából, aki készen áll adminisztratív tevékenységeinek ellátására e-mailen keresztül.

48. iFreelance: Helyezze el komplett projektjét itt és már kapja is az ajánlatokat válogatott profi szolgáltatóktól.

49. Agents of Value: Ez a webmester személyzeti cég teljes munkaidejű programozók, grafikusok, újságírók kutatók, kapcsolatépítők közvetítésére specializálódik az ön üzletének növekedése érdekében.

50. Netgear Solutions: A Netgear Solutions egy IT-re specializálódott szervezet egy profi szoftver és web szakértőkből álló csapattal.

Outsourcing tippek virtuális asszisztensi pozícióra

51. Tegye gördülékennyé a munkát: Állítson be egyetlen email fiókot, ahova a feladatokat elhelyezi és azok onnan azonnal fel is vehetőek.

52. Nincs olyan, hogy jelentéktelen feladat: Az öt perces kis feladatok is jelentős terhet jelenthetnek, amikor az ilyen munkák lassan felhalmozódnak. Egy virtuális asszisztens ezt meg tudja előzni ezen ügyek folyamatos feldolgozásával.

53. Határozzon meg rendszeres feladatokat: Rábízhatja virtuális asszisztensére az olyan rendszeres figyelmet igénylő feladatokat is, mint blogok és hírlevelek követése az üzleti partnerek és riválisok által érdekelt oldalakon.

54. Adjon ki munkákat több lépésre előre: Világosan ismertesse előre a folyamatban lévő projektek, feladatok tervezett lépéseit.

55. Ossza szét a tennivalókat: Alapelv, hogy a kulcsfontosságú feladatokat maga végezze, míg virtuális asszisztensére a háttérmunkát és kutatást bízza.

Eszközök feladatokra és projektekre

56. Backpack: A Backpack egy információ és feladatszervező, mely támogathatja az outsourcingban foglalkoztatott munkaerejét a munkavégzésben.

57. Wiki.com: A Wiki.com projektkövetésre szolgál, témakereső funkció, megosztott naptárak, Word, Excel, PowerPoint és PDF file formátumtámogatás és 256-Bit-es SSL kódolás.

58. Ta-da Lists: A Ta-da Lists az internet legegyszerűbb és leggyorsabb feladatszervezője, ami támogatja az IPhone-t is.

59. CellTell: Innen „hang-jegyzeteket” küldhet bármilyen telefonról egy kiszervezett munkaerő egyenesen az ön Backpack oldalára.

60. Jott: A Jott az ön személyi asszisztenseként fog viselkedni ingyenes hangból-írásba szolgáltatás biztosításával.

61. Campfire: Remek külföldön működő teamek koordinálására, a Campfire egyfajta konferenciabeszélgetést biztosító alkalmazás csoportos munkára specializálva.

62. VIP Task Manager: A VIP Task Manager egyszerre több ember számára enged közös hozzáférést és módosítási lehetőséget munkával kapcsolatos adatbázisokhoz.

63. Task Manager: Innen mind az egyéni mind a team munkák és feladatok követhetőek egyszerre, így gyors áttekintést nyerve elkerülhető a határidők elbukása.

64. Excel: A Több szálon működő napi feladat Excel munkafüzet mintegy 50 feladatot, munka besszosztást tud szétosztani 20 alkalmazott között.

65. Employee Task Chaser: Szervezze meg a csapat irányítását és a feladatok végrehajtását ezzel az eszközzel.

66. Shift Schedules: Ennek az eszköznek a segítségével kioszthatja a napi feladatokat, beosztást, útitervet munkatársainak harminc perces skálázással.

67. Employee Project Clock: Az Employee Project Clock ideális olyan cégeknek gyártással automatizálással foglalkoznak illetve szerszám és szerelvény-boltoknak.

68. OfficeView: Ez a webes alkalmazás üzenő rendszert és szoftvert tartalmaz amellyel a konzulensek által szolgálgatott információkat lehet áttekinteni, rendszerezni.

69. Personnel Organizer Deluxe: A Personnel Organizer Deluxe egy egyszerűen kezelhető megoldást kínál a cége által alkalmazott konzulensek adatainak összegyűjtésére és kezelésére.

70. VIP Simple To Do List: A VIP Simpe To Do List-el koordinálhatja konzulensei munkáját.

71. Project Tracker: Ez a kiterjedt adatbázis program számos utánpótlást beszerzést, és becslést segítő modult tartalmaz.

72. Employee Planner: Tervezze meg konzulensei számára a feladatokat, ütemterveket, utazásokat, eseményeket, szabadnapokat, projekteket ezzel a jól átlátható eszközzel.

Weboldalak

73. Atlas Business Solutions Inc. Ez az oldal olcsón letölthető alkalmazásokat kínál konzulens munkaütemezéshez, HR-hez és üzleti tervezéshez.

74. InTime Solutions Inc.: Az InTime Solutions az automatizálás területén kínál információkat és letölthető szoftvereket.

75. i-Staff: Ez az oldal web alapú munkaerő szervező alkalmazást tartalmaz.

76. TimeFox: Web alapú ütemterv és projektkövető eszközök teszik ezt az oldalt érdekessé.

77. WorkPlace Systems: Ez a remek oldal üzleti megoldásokat és szolgáltatásokat, valamint ingyenes letöltéseket tartalmaz munkahely menedzseléshez.

78. Kronos Inc.: Válasszon a számos ütemterv és határidő szervező program közül, amit ez az oldal kínál.

79. Celayix Inc.:  Itt ütemterv és napirendkezelő megoldásokat találhatóak.

80. WorkBuddy Solutions Pyt. Ltd.: A WorkBuddy Solutions az ön legjobb barátja automatizált munkaerő menedzsment megoldásokhoz.

81. Valiant Solutions Inc.: Ezen oldal állítása szerint a „Valiant web alapú valós idejű automatizációt nyújt egy centralizált adatbázis segítségével az ön munkaerő menedzsmentjének minden egyes fázisához”

82. AceProject: Ez az oldal projekt menedzsment eszközöket ajánl továbbá web alapú ütemezési táblázatokat és ingyenes letölthető ütemezési táblázatokat.

83. Personnel Scheduling Software: Ütemtervezési szoftverek egész áradata fellelhető ezen az oldalon.

84. Michael Greer’s Project Management Links: Michael elszánta magát, hogy projekt menedzsment alkalmazások tucatjait helyezze el ezen az oldalon.

85. Advanced Time Reports: Ez az oldal teljes egészében az ütemezés riportozással kapcsolatos szoftvereknek szenteli magát feltétlenül ajánlott.

86. Microsoft Office Project 2007: Ez az oldal a Microsoft Office Project 2007 szoftver titkaiba vezetheti be.

87. Basecamp: Állítsa fel főhadiszállását a Basecamp-en és innen kövesse futó projektjeit.

88. activeCollab: Ennek az oldalnak az a mottója, hogy “Győzze le a stresszt és ismerje meg a sikert. ”

Információ

89. U.S. Department of State Background Note: Az Amerikai és Dél-ázsiai Ügyek Hivatalának ezen oldala információkat szolgáltat India földrajzáról, kultúrájáról, gazdaságáról és az USA-val való viszonyáról.

90. The Outsourcing Weblog: Itt kaphat naprakész újságokat a világ minden részéről az outsourcinggal kapcsolatban.

91. Doing Business in India: Itt információkat találhat az Indiában történő befektetéssel kapcsolatban, az ország gazdaságáról, gazdaságpolitikájáról, kormányáról és még sok más aspektusról.

92. Doing Business in India: A Cultural Perspective: Itt tanulmányozhatja a kulturális különbségeket India és az USA között.

93. Outsourcing to India: Itt jogi, logisztikai és gyakorlati jellegű kérdéseire kaphat választ Indiával kapcsolatban.

94. Country Information About India: Itt jelentéseket, felméréseket, cikkeket és híreket olvashat Indiáról.

95. A Buyer’s Guide to Offshore Outsourcing: Ezen az oldalon összehasonlítások között válogathat világviszonylatban árakra, rizikóra és szempontokra vonatkozóan, melyek megfontolandóak offshore outsourcing esetén.

96. Center for Global Outsourcing: Évi 85 USD-ért olyan erőforráshoz juthat, mely segíti a globális outsourcing előnyeinek kiaknázását.

97. Current Realities in Global IT initiatives: Ez egy kutatás, melyet a Zinnov Management Consulting cég folytat a külföldre szervezet informatikai outsourcinggal kapcsolatban.

98. Outsourcing FAQ: Ezen az Everest Partners LP által szponzorált oldalon megtalálhat minden, az outsourcinggal kapcsolatos kérdését

99. Outsourcing Center: Szinopszis, cikkek és kutatási eredmények az outsourcinggal kapcsolatban.

100. Offshore Outsourcing: Making It Work: Az InformIT amely a Pearson Education Informant része, nyolc pontos útmutatással szolgál üzleti tevékenységek külföldre való kiszervezéséhez.

A költségek alacsonyan tartásával, a lehetőségek és tervek intenzív követésével alkalmazhatja az outsourcingot úgy, hogy kisvállalkozása abból profitáljon. Idővel cége akár a nagyobb cégek teljesítményével is versenyezhet úgy, hogy közben önmaga főnöke maradhat.

Forrás: www.techrepublic.com